Nagyon sok alkalommal írtam, szóltam már erről a témáról, de úgy látom, jó ideig még napirenden kell maradnia. A címben feltett módon történő megfogalmazásból máris következik, hogy azok a vállalkozók teszik fel a leggyakrabban azt a kérdést, akik különféle okokból – jogosan vagy sem -, de haragban voltak, vannak, tervezik, hogy lesznek a könyvelőjükkel.
Azt is mindig elmondom, hogy a harag – a régi mondás szerint – nem csak rossz tanácsadó, de bizony nem is old meg semmilyen problémát. Ezzel szemben nagy hatékonysággal segít elmérgesíteni a szituációt, igen gyakran olyan mértékig, hogy a felek közötti kommunikáció teljesen megszűnik. A könyvelő túszul ejti volt ügyfele könyvelési anyagát, mindenféle alapos vagy nem alapos indokkal fenyegetőzik, míg végül a dühös ügyfél megtagadja az egyébként jogos megbízási díj megfizetését.
Ezeket a helyzeteket jobb lenne elkerülni és erre a legjobb megoldás az, hogy már az ismerkedési szakaszban megfontoltan megtárgyalják a felek, hogy mit is várnak el egymástól. Bizony: egymástól, hiszen a könyvelő a megfelelő információk hiányában semmiképpen nem tud olyan szolgáltató számviteli rendszert felállítani, amely tartósan és gyakorlati módon fogja segíteni a vezetői döntéshozatalt, a különböző hatóságok felé nyújtandó adatszolgáltatások, bevallások felelőseinek pontosításáról már nem is beszélve.
Így azután az első lépés: a könyvelő szerződése.
Nem árt rögtön az elején tisztázni, hogy a könyvelő (legtöbbször cég) rendelkezik-e a Számviteli törvényben számára kötelezően előírt szakmai háttérrel. Legegyszerűbb, ha elkérjük az ezt regisztráló Pénzügyminisztérium által kibocsátott kártyáját. Értelemszerűen egy számviteli szolgáltató esetében, nem kell minden személynek rendelkezni a regisztrációval, hiszen ez csapatmunka. A szolgáltató által megnevezett személy felhatalmazása ellenőrizhető is a Pénzügyminisztérium honlapján.
Minden olyan kettős könyvvitel hatálya alá tartozó vállalkozás, amelynek az éves szintre átszámított nettó árbevétele a tárgyévet megelőző két év átlagában – ennek hiányában, a tárgyévben várhatóan – a 10 millió forintot meghaladja, kizárólag olyan éves beszámolót adhat le, amelynek összeállítását regisztrált mérlegképes könyvelő végezte, nevét és regisztrációs számát a kiegészítő mellékletben feltüntetve.
A részletesen körülírt megfogalmazásnak alapos oka van. Egy számviteli szolgáltatással foglalkozó vállalkozásnál sok munkatárs dolgozik, számos részfeladatot ellátva, például adatrögzítést, kontírozást vagy éppen bérszámfejtést végez. Nem kell tehát meglepődni vagy megijedni attól, ha a vállalkozás számára kijelölt kapcsolattartó nem regisztrált mérlegképes könyvelő. Azt azonban tisztázni kell, hogy ki a felelőse az éves beszámoló összeállításának.
A következő, rendkívül fontos feladat, meggyőződni arról, hogy a megbízni kívánt vállalkozás rendelkezik-e a megfelelő szakmai felelősségbiztosítással és tisztázni kell az esetleges károk megtérítésének módját is, amelynek körülírása nem maradhat ki egy jól szerkesztett szerződésből.
Rögzítsük a leadási határidőket, hiszen a legjobb indulat mellett sem lesz képes az időben történő teljesítésre a könyvelő, ha késve vagy hiányosan kapja meg a szükséges dokumentációt.
Néhány olyan tartalmi kérdés, amelyet – véleményem szerint feltétlenül – szükséges szerepeltetni a szerződésben:
- a szabályzatok elkészítése, naprakészen tartása,
- a számlarend, beszámoló, bevallások elkészítésének rendje, felelőse (nem árt, ha a megbízó maga is rendelkezik Okmányirodai regisztrációval, hiszen így bármikor ellenőrizni tudja a számviteli szolgáltató munkáját, az adófolyószámla-kivonat nyomon követésének lehetőségéről és sok más igénybe vehető Ügyfélkapus szolgáltatásról már nem is beszélve),
- controlling adatszolgáltatások rendje,
- az adók kiszámításával, bevallások nyilvántartásával, a könyveléssel való egyeztetésével kapcsolatos feladatok módszere,
- a számfejtések, munkaügyi adatszolgáltatások, ehhez kapcsolódó felvilágosítási, szerződéskötési kötelezettségek rendje és felelőse,
- a főkönyvi – analitikus nyilvántartások egyeztetésének rendje a megbízó adataival,
- hatóságok előtti képviseletre történő meghatalmazás formája, rendszere.
- a feladat teljesítéséhez szükséges szoftver tulajdoni viszonyai, esetleges költsége,
- titoktartási záradék, felhatalmazás bármiféle adat szolgáltatására,
- a felelősségvállalás mértéke.
- és végül, de nem utolsó sorban a házipénztár. Erről tulajdonképpen külön kellene írnom, de itt most annyit szükséges megjegyeznem, hogy a pénztárat a vállalkozás székhelyén, illetve – amennyiben van ilyen, akkor a telephelyén – jelen időben, a készpénzes gazdasági eseményekkel azonos időben, vagyis folyamatosan kell vezetni. Ez egyértelműen jelenti azt, hogy a külső könyvelő vagy számviteli szolgáltató nem láthatja el ezt a feladatot. Ennek részleteiről egy másik cikkemben szólok.
Nem lehetetlen, hogy az ily módon megtárgyalt megbízási szerződés jó pár oldallal lesz terjedelmesebb az eddig megszokottaknál, azonban mindenképpen megéri. Aláírás után már nem lesz min vitatkozni. Legalábbis reméljük.
Még egy gondolat: a megbízási díjat sem célszerű kifelejteni a szerződésből, az esetleges változtatások okainak, feltételeinek rögzítésével.
0 hozzászólás